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Author: fanjy
引言：本文是《MS Office用户界面的发展历程
》的继续，是《Office UI Bible 》的一部分，整理自Jensen Harris 的一系列文章(后附)，因为研究Office 2007不久，有些描述可能有错漏之处，敬请批评指正。- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Office 2007新用户界面概览
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目录
概述
使用新Office用户界面的应用程序
了解Ribbon(功能区)
Ribbon占用了很多空间吗？
为什么称作Ribbon
Outlook和Ribbon
在哪里能找到帮助
适应新用户界面的工具
Office中的选项
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概述
新Office用户界面的核心被称作Ribbon(功能区)，是位于屏幕顶部的一个带状区域，包含了用户使用Office应用程序时的功能。使用新用户界面的Office应用程序没有顶级菜单结构(文件、编辑、视图等)，也没有像先前的Office版本一样的工具栏。然而，新的用户界面不只是有Ribbon，它包含了一些新的且演进的概念并协同工作以创建“新的用户体验”。
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使用新Office用户界面的应用程序
在Office系统中，使用新Office用户界面的应用程序有：
? word
? Excel
? PowerPoint
? Access
? Outlook(除主界面外)
为什么要以这些应用程序为使用新用户界面的开始呢？首先，这些都是最常使用的应用程序，能够很快产生影响。其次，集中新的用户体验而使文档作者有更好的体验，因此以与创建文档为主的应用程序中开始新用户界面。
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了解Ribbon(功能区)
前面已经提到过，新用户体验的核心元素之一称作“Ribbon”，是占满窗口顶部的一个带状区域，其中呈现了当前应用程序的功能。下图1即为一个Ribbon：
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图1：Excel的Ribbon
Ribbon中隐含的概念之一是：Ribbon是查找应用程序功能的地方且是唯一的地方。如果您想要在Word 2003中发现一个不熟悉的命令，则需要浏览3级菜单、打开31个工具栏、查看约20个任务窗格，这样系统说明搜索策略去发现想要查找的命令是很困难的，因为在所用的UI(用户界面)中没有逻辑可循。而Office 12将所有的入口固定在了一个地方：Ribbon，因此，如果您试图查找一项功能而不知道它在哪儿的话，您的搜索范围也大大地缩小了。所有的命令都在Ribbon中，没有其它的隐藏命令的地方，且每个命令的位置都是固定的。
此外，在Ribbon中也容易发现新命令，也更适合找到完成操作任务的多种方式。
Ribbon支持二维布局控制，这意味着命令表现的类型有时看起来像工具栏、有时像菜单，而另外一些时候更像一个对话框、任务窗格、或者甚至网页。Ribbon提供了在相关联的不同功能之间更灵活地交流，关键的功能有一个大的按钮，而相支持的功能有更小的按钮并被成组控制。如上图1所示。
在上篇文章《MS Office用户界面的发展历程
》中讲到过，Office UI开发团队进行过大量的调查和数据统计与分析。从多年的可用性测试得知，大多数用户不会单击一个没有标记的16×16图标。当然，用户会单击粗体、斜体、居中和一些其它的图标，但单击的统计比例均排在后面。因此，在Ribbon中试图标记每个命令，也改进了所有的图标图像，但是即使是一个大且美观的图标和图标加旁注一样也无助于发现命令。为了进一步改进，在每个Ribbon选项卡(tab)都包含一组块，它是选项卡中的一组相关命令。这样，不仅使这些命令容易浏览，也使得在命令名中不须重复相同的词。例如，在“边框”块中，有颜色、粗细和样式命令而无须在每次使用一个命令前都重复“边框”。
Ribbon可以最小化。每当您想最大化屏幕并集中编辑文档时，能够将Ribbon折叠成一行。也可以将命令按钮添加到快速访问工具栏(Quick Access Toolbar)中，如图2所示。还可以访问浮动的命令面板和上下文菜单，如图3所示。因此，可以在文档输入时将Ribbon折叠，输入完后将Ribbon打开进行格式操作和使用全部的功能。
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图2：快速访问工具栏和折叠Ribbon
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图3：悬浮的面板和上下文菜单
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Ribbon占用了很多空间吗？
下面一些数据能够说明Ribbon占用的空间是合理的。其中一种方式是评估用户界面的大小占整个可用屏幕空间的比例，考虑的是最常用的屏幕分辨率。(下面的屏幕比例计算均排除了标题行所占的区域)
Word 2.0
一般可用工作区大小为：640×460=294400像素
UI占用的空间：640×72=46080像素
UI占用总空间的比例：可用工作区的15.6％
对过去几个主要的Word版本和Word “12”作同样的计算后的数据如下：
? Word 2.0(640×480)：15.6％
? Word 97(800×600)：13.6％
? Word 2003(任务窗格开启，1024×768)：26.4％
? Word 2003(任务窗格关闭，1024×768)：10.2％
? Word “12”(1024×768)：13.6％
? Word “12”(1280×1024)：10.1％
可以从这些数据中以不同的方式推断结论。以上面最普通的屏幕尺寸(1024×768)计算，Word “12”不会比先前最流行的Word版本Word 97占的空间更多。如果您调查一下市场，推断有更多的人购买了平板液晶显示器，至少有1280×1024的分辨率，这也将是Office用户在2007年以后的主要使用的屏幕分辨率，那么Word “12”的UI将占有更少的空间。也可以按下面的方式看这些数据，对于所见即所得的1024×768 Word 2003用户，Word “12”在可用屏幕大小方面有将近13％的改进，因为Word “12”几乎将所有的任务窗格中的功能移至Ribbon中，这样不再占用有用的空间。
另外，当在上一个版本的Office中创建任务窗格时，就已预测到如果不重新设计UI，那么在Office “12”中将会再增加约100个任务窗格。这意味着如果使用一个没有设计Ribbon的Office “12”(虚构的)，则需要在任务窗格中查找新功能，这会占用更多的屏幕空间。
可能从这些数据中得出的最直接的分析结论是，在Word的整个“生命期”间，UI通常占普通可用空间的10％到15％。随着屏幕变得更大，而Office的功能也越来越丰富，因此UI也要利用屏幕并改进。
综上所述，可以认为Ribbon是UI最小占用屏幕空间的方式。所有功能都固定在Ribbon中，在Ribbon中可以完成各项操作，不像以前的UI要使用其它的用户界面。
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为什么称作Ribbon
回想起2003年秋，Office UI开发团队努力创作出一些原型来试图决定新UI的方向，他们画了一些图片并讨论不同方向的优点。在进行办公室头脑风暴的过程中，Jensen Harris
提出了“Ribbon”命令的想法，像老式的卷轴画卷一样，一长条的纸绕着两个轴，通过旋转其中一个轴来回滚动纸。在计算机中，它看起来像放在细条带中的一个极长的一系列滚动的命令。正如Office 12的Ribbon，带有选项卡，并相互挨着排列。总之，在Office 12中采用了与Ribbon相同的思想，组织成一组图片的形态称作Ribbon，只是分成了不同的选项卡。
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Outlook和Ribbon
在Outlook 2007中，部分界面是新的用户界面，而部分界面仍是原界面。事实上，Office 12中的Outlook基于Word进行编辑和阅读，这意味着一条e-mail消息的功能组以“每个事情都能在Word中处理”为开始，减去“在e-mail中不能处理的功能，如页面方向”，并加上“Outlook支持的所有功能”。这样，就成功地为发送e-mail消息的方案设计了一个Ribbon。
然而，在Outlook里有非常多的不同方案，如邮寄消息、发送会议请求、接受会议请求、拒绝会议请求、接受一项任务、发布日历，等等。实际上，在Outlook中有不少于40个独立的“应用程序体验”，每一个都需要在Ribbon中建立一组选项卡：1)表达所有可能的功能；2)尽可能和Outlook里其它相似的功能一致；3)尽可能和Word体验一致。
因此，虽然看起来好象只是很少的一部分涉及到了新的UI，但事实上Outlook包含了最大且最复杂的方案组去利用Office 12 UI。结果，Outlook可能是已做的Ribbon中修正最多的。当然，Office UI开发团队基于反馈在每个应用程序中都作了改进，但Outlook选项卡真正地作了很大的修改来使它们更直接地去使用。这也是值得的，因为Outlook是用户经常阅读、书写和文档创作的地方。
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在哪里能找到帮助
帮助系统的入口是Office 2007用户界面特别的元素之一。与Office 2003中有一个帮助菜单不同，帮助的主要入口点是一个单独的、靠近UI最右侧的“标准的帮助”图标。在Ribbon中的选项卡切换时，该图标不会变化，并且当Ribbon折叠后，该图标仍然在屏幕上。
http://www.uirss.com/uploads/2007-1-31_17-16-31_210_53_201_163.jpg 图4：帮助图标在窗口的右上角
咋一看，帮助图标在UI中可能很小，没有任何优势，但在实践中证明它工作得非常好。在已进行的可用性测试中，100％的用户都能够很容易找到帮助信息。尽管它只是一个单独的图标，但图标的位置和设计是非常正确的，没有对帮助信息的易用性产生任何影响。
对帮助的设计有以下几点原因：
(1) 用户倾向于在屏幕右侧寻找帮助。(在原先的Windows时代，帮助菜单都在窗口的右侧)
(2) 图标是独立的，立即可以识别它且设计明显，并放置在一个容易记住的地方。
(3) 根据在Office 2003中测试的数据，有超过75％的用户通过按F1键访问帮助(或者按键盘中标有“帮助”图标的按键)，而不是通过帮助菜单，这意味着为帮助设置一个大的按钮将对大多数用户有利。
(4) 在很多非英语版本的Office 2003中，帮助菜单实际上翻译为“？”，一个单独的问号。因此，在Office 2007中使这项设计正式化。
(5) 帮助是一组内置的工具，提供更多的与上下文相关的帮助信息，不需要过多的搜索，而是直接提供相关的帮助文档。
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适应新用户界面的工具
不管新的用户界面组织得有多么好，也不管新的用户界面提供了多少便利，用户从一种习惯的界面转移到新的用户界面中总是要进行适应。第一次或刚开始使用新UI时，找到某功能可能会有些困难。
为了帮助解决这个问题，Microsoft提供了一些工具，其中最棒的工具之一称作“交互命令参考向导”，该工具为Word 2003、Excel 2003和PowerPoint 2003提供了一个用户界面交互模型。在Office 2003的菜单或缺省的工具栏中单击任何功能，该工具将显示在Office 2007中如何获取这个功能。也可以在工具提示中将光标悬浮在命令上方去查看它在Office 2007中的位置。
这组工具的链接如下，在使用之前，应安装了Office 2007。
Word 2003到2007交互命令参考向导
Excel 2003到2007交互命令参考向导
PowerPoint 2003到2007交互命令参考向导
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Office中的选项
下面以Word 2007为例对可用的选项及其设置进行介绍。
Office 2007中的每个应用程序的“选项”对话框都已经被重新组织和设计过了，沿对话框的左侧有项目列表，且可调整整个对话框的大小。“Word选项”对话框如图5所示。
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图5：“Word选项”对话框
第一项称作“常用”，包含用户经常想要进行的一系列设置。虽然多数用户不会改变选项，但用户界面苦恼的是选项经常发生变化，因此，重新组织的选项对话框将与左侧每项相关的选项放置在右侧。
下面是Word选项对话框中的一些常用选项：
(1) 选择时显示浮动工具栏：基本上，当选择文本时，一个小的图像工具条(如图6所示)就会紧挨着光标出现并提供最常用的格式化功能。如果不想出现这种图像，可以取消该选项前的选择。
http://www.uirss.com/uploads/2007-1-31_17-17-14_221_11_190_53.jpg 图6：浮动工具条
(2) 启动实时预览：当光标放置在图形目录(gallery)或菜单上时，Office会具体显示应用该格式或选项后文档的样子(如图7所示)。如果不想使用此功能，则可关闭它。
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图7：将鼠标放在“标题1”按钮上时，光标所在行自动显示应用该标题样式后的效果
(3) 在功能区显示“开发工具”选项卡：大多数用户都不是开发人员，不会使用为开发人员提供的高级功能，因此，该选项在缺省状态下没有选中以节省界面空间。如果想使用开发功能，将该选项前的复选框选中，则“开发工具”选项卡将出现在Ribbon中。
(4) 总是使用ClearType：如果在Windows XP或Windows Server 2003中运行Office，Office文本提供ClearType而不管系统设置。这是因为在ClearType中所有的Office字体都被最优化去运行，而大多数操作系统用户不知道该设置。如果不想使用ClearType，可以关闭它，Office将接受系统设置。如果在Windows Vista中运行，Office将总是接受系统设置。
(5) 在阅读版式视图下打开电子邮件附件：缺省情况下，从e-mail中打开Word附件时，以全屏方式打开阅读。如果想以正常编辑模式打开Word文档，则关闭该选项。
(6) 配色方案：即界面的颜色，可选择蓝色、银色和黑色。
(7) 屏幕提示样式：缺省情况下，将为每个要使用的功能在屏幕提示工具中显示简短的描述，有些带有说明性的图像并且可以直接链接到该功能的帮助信息。如果只想有正常的命令名提示，则可使用“不在屏幕提示中显示功能说明”；也可以“不显示屏幕提示”。
(8) 用户名：主要用于审阅文档，所作的改变将注释用户名和原文。
(9) 语言设置：可以配置Office在多种语言下输入。在一些版本中，能够任意切换UI语言。这些配置都来源于“语言设置”对话框。
除了“阅读版式”选项外，每项设置在Word、Excel、PowerPoint和Outlook编辑器中都是可用的。